Op afstand samenwerken met live videocommunicatie, veilig en kostenbesparend

Steeds meer organisaties kiezen voor communicatie op afstand met live video als belangrijkste middel om informatie en kennis met elkaar te delen. Ype van der Heide, Projectmanager Media Solutions NEP Webcasting, vertelt in deze blog hoe dit bijdraagt aan duurzaamheidsdoelstellingen, veiligheid en tegelijkertijd kosten bespaart.

Update 13 maart 2020: urgentie door coronavirus nog groter

De recente uitbraak van het nieuwe coronavirus demonstreert maar weer hoe belangrijk het is om een gedegen onlinecommunicatiestrategie te hebben. Om een grote uitbraak van het virus te beperken wordt het op dit moment sterk afgeraden om elkaar – in groten getale – op locatie te ontmoeten. Maar communicatie is en blijft de ruggengraat van elke organisatie. We zien aan de toename van het aantal aanvragen voor het organiseren van webinars en webcasts, dat bedrijven live videocommunicatie steeds meer als een goed alternatief zien voor fysieke evenementen.

Videocommunicatie op afstand steeds belangrijker

Duurzaamheid staat bij steeds meer bedrijven hoog op de agenda. Daardoor staan zakenreizen onder druk. Al die vliegreizen, taxiritten en hotelovernachtingen, zijn die echt nodig of zijn daar goede alternatieven voor? Veel organisaties kiezen ervoor in hun communicatiestrategie, intern én extern, meer gebruik te maken van videocommunicatie zoals videoconferencing, webinars en webcasting. Waarbij een live uitzending tegenwoordig niet meer onder hoeft te doen voor de kwaliteit van een gemiddelde televisieuitzending.

De online beleving voor de corporate kijker is de afgelopen jaren dan ook enorm toegenomen. Interactieve elementen zoals het stellen van vragen, quizzing and gamification zorgen voor nieuwe communicatieformats en daardoor voor meer betrokkenheid bij de doelgroep. Naast deze ontwikkeling is ook het kunnen meekijken binnen een bedrijfsnetwerk vandaag de dag gegarandeerd. Met de technologische ontwikkeling van peer-to-peer videodistributie binnen bedrijfsnetwerken, ook wel e-CDN’s genoemd, vormt live videostreaming geen uitdaging meer.

Deze ontwikkeling wordt natuurlijk niet alleen ingegeven door de noodzaak om te verduurzamen. Het bespaart bedrijven ook simpelweg geld. Als je tientallen, misschien wel honderden mensen in laat vliegen naar een locatie en voor al die mensen overnachtingen en andere voorzieningen moet regelen, loopt dat al snel flink in de papieren. Door nieuwe technologieën als interactieve webcasts te integreren in je communicatiestrategie kun je toch met je mensen communiceren terwijl je tegelijkertijd bijdraagt aan verduurzaming én geld bespaart.

Voorbeelden uit de praktijk (Het DWDD en Townhall format)

Jarenlang organiseerde een Nederlands internationaal opererend bedrijf een groots evenement voor hun personeel op eigen locatie. Bedrijfsruimtes werden dan voor een week omgetoverd, compleet met podium, geluidsinstallaties en spectaculaire projectie. Dit jaar was het tijd voor een andere opzet. Een kleine groep medewerkers werd uitgenodigd in een studio en in een DWDD-achtige opzet – inclusief side-kick, snelle decorwisselingen en additionele content zoals video’s en beeld – werden in een anderhalf uur durende uitzending de belangrijkste boodschappen met alle betrokken afdelingen gedeeld. Medewerkers verzamelden zich op sub-locaties, waar ze in groepen de uitzending bekeken, of kozen ervoor individueel vanaf de laptop mee te kijken. Gedurende het hele programma konden mensen hun vragen insturen die op daarvoor ingerichte momenten door de CEO, CFO of COO werden beantwoord. Door het interactieve karakter en de combinatie van zowel online en offline, was de betrokkenheid van de medewerkers enorm hoog en werd de uitzending erg goed gewaardeerd.

Nog een voorbeeld uit de praktijk maar met een ander format is de Townhall. De Townhall is een live presentatie van het management. Vaak als onderdeel van de kwartaalcijfers, presenteert het management de laatste informatie voor zijn eigen werknemers. Resultaten, tegenvallers en meevallers van het bedrijf worden live gedeeld vanaf een podium voor de aanwezige kijkers en online d.m.v. streaming voor de werknemer die zich elders bevindt. Gebruikelijk is dat de buitenwereld uitgebreid wordt geïnformeerd over resultaten van het bedrijf. De Townhall betrekt de eigen werknemer bij deze resultaten.

Standaardisatie van liveproducties

Standaardisatie van videocommunicatie, als onderdeel van een bedrijfsbrede communicatiestrategie, creëert een toenemende vraag naar live producties en vergroot daarmee de behoefte naar een eigen plek om video on demand of live producties kostenefficiënt te kunnen maken. Een in-house studio kan dan het antwoord zijn. Een vaste plek voor in-house producties geeft afdelingen de mogelijkheid om eenvoudig hun boodschap te delen met collega’s of juist met klanten thuis. De in-house studio fungeert als een interactieve hub met de buitenwereld. Niet zelden worden bedrijven met in-house studio’s gevraagd om live bijdragen te leveren aan programma’s zoals RTL-Z, CNBC, Bloomberg of andere broadcasters.

Nieuwsgierig?

Benieuwd hoe jij live videocommunicatie een volwaardig onderdeel kunt laten zijn van jouw communicatiestrategie en/of wil je snel een online webinar of webcast organiseren? Neem vrijblijvend contact met ons op, wij helpen je graag verder.